Касса для курьера: зачем она нужна и как ее выбрать

О чем вы узнаете:

• Онлайн-кассы для выездной торговли
• Как работает онлайн-касса для курьера
• Что поменяется в работе курьерских служб
• Кто и в какие сроки должен переходить на онлайн-кассы
• Курьер без онлайн-кассы: как не нарушить закон
• Что будет, если не использовать онлайн-кассу
• На что обратить внимание при работе с кассой
• Какой адрес писать при регистрации ККТ и в чеке
• Что нужно сделать, чтобы онлайн-касса заработала
• Важные критерии при выборе кассы
• Какую онлайн-кассу для курьера выбрать
• Как подключить безналичную оплату
• Примерные затраты

Онлайн-кассы для выездной торговли

Что подразумевается, когда идет речь о кассе для курьера? Представьте, что покупатель совершил заказ товара. По закону, вы должны предоставить заказчику данный товар и чек, подтверждающий получение оплаты. Каким образом это можно осуществить? В случае с самовывозом или онлайн-магазином с предоплатой все просто.

В нашей ситуации покупатель заказывает товар в интернет-магазине без предоплаты, то есть получать денежные средства (наличные или с помощью безналичного расчета) будет курьер, доставивший товар. В таком случае выдать чек должен курьер, который для этого должен иметь с собой онлайн-кассу со встроенным эквайрингом или банковским терминалом, если выбрана оплата через банковскую карту.

Как работает онлайн-касса для курьера

После приема оплаты касса передает данные через интернет-канал оператору фискальных данных. Он, в свою очередь, передает их в особом формате в налоговую службу. Если связь временно отсутствует, то касса сохраняет данные об оплате на фискальный накопитель. Это своеобразный жесткий диск, с которого при появлении сигнала, данные будут переданы в ОФД.

Передавать данные необходимо не реже чем раз в 30 дней. При этом ФН подлежит регулярной замене, ведь у них есть срок действия, который составляет от 12 до 36 месяцев. 

Простую и доступную кассовую программу, работающую на всем популярном оборудовании, вы можете найти у Бизнес.Ру Она полностью соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС, поддерживает номенклатуру в чеке и маркировку товаров с 01.03.2019 г. Программа предлагает полноценный кассовый учет и комбинированный прием оплаты (наличные, картой и бонусами). Среди других полезных функций это горячие клавиши на кассе, печать этикеток, инвентаризация. Ознакомиться подробнее со всеми функциями кассовой программы от Бизнес.Ру можно здесь

Что поменяется в работе курьерских служб

01.07.2017 года начал действовать закон 54-ФЗ, который обязал всех, в том числе курьеров, выдавать свежий чек об оплате после приема денежных средств. Если ранее курьер мог привезти уже заранее пробитый чек клиенту и принять оплату уже после фактической распечатки чека, то сейчас это запрещено. Новые правила обязывают пробивать чек нового образца только в период пяти минут после того, как была совершена оплата товара.

Кроме того, изменился и сам стандарт чека, а именно реквизиты, которые должны быть в нем указаны. Также, в связи с тем, что данные теперь передаются оператору фискальных данных, покупатель может не хранить чек и обратиться по гарантии, даже если чек утерян. 

Кто и в какие сроки должен переходить на онлайн-кассы

Вышеуказанный закон 54-ФЗ уже не раз был скорректирован. Установленные ранее сроки обязательного перехода на онлайн-кассы постоянно сдвигались. Сейчас практически все компании и предприниматели используют ККТ нового образца. 

Существуют исключения, то есть категории предпринимателей, для которых применение онлайн-кассы пока что не обязательно. К ним относятся ИП, которые работают без привлечения нанятых сотрудников, а также ИП, производящие товар вручную и реализующие его. Они могут работать без онлайн-ККТ до 01.07.2021 года. 

Также те, кто был указан выше, могут работать как "самозанятые", то есть выбрать особую форму налогообложения.

Если же вы не относитесь к данной категории, то использовать онлайн-кассу обязательно. Если уважительных причин нет, то последует штраф. К смягчающим обстоятельствам относятся задержки по внешним причинам, например, если отсутствовали в продаже фискальные накопители, произошли задержки в подключении техники и пр.

Однако, необходимо будет доказать, что в этом нет вашей вины, то есть предоставить документы, подтверждающие, что вы сделали все возможное (заказали технику, вызвали мастер и т.д.).

Банк и Касса в программе от Бизнес.Ру оформляет всего в несколько кликов основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера. Каждый документ строится автоматически по проведённым сделкам. Также система позволяет отслеживать денежные отношения между контрагентами и собственными организациями в режиме реального времени. Вы всегда видите общее состояние дел компании – баланс счетов, продажи и взаиморасчёт. Это лишь часть функционала сервиса. Более подробно ознакомиться с возможностями Бизнес.Ру можно здесь

Курьер без онлайн-кассы: как не нарушить закон

Некоторые организации разработали схемы, которые кажутся выгодными, но на самом деле не являются полностью законными. К ним относятся, например, варианты подключения к облачной кассе для курьера.

Так, курьер подключается к кассе через свой телефон, а телефон, в свою очередь, подключен к мини-принтеру. То есть формирование чека происходит в облаке, а чек распечатывается в виде картинки. Такой вариант не согласуется с 54-ФЗ, ведь в нем четко указано, что бумажный чек должен быть распечатан посредством ККТ, зарегистрированной в ФНС РФ.

Однако, существует вариант, который может быть вполне законным и позволяет использовать смартфон. Законом разрешена замена бумажного чека электронным, отправленным на электронную почту или по SMS. В этом случае принять оплату может онлайн-касса магазина посредством привязанного к ней телефона курьера. Далее с этой онлайн-ККТ, которая также передаст данные об оплате в ОФД, будет отправлен клиенту электронный чек. Этот способ считается законным. 

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Какое наказание грозит, если интернет-магазин, в том числе курьер, работают без онлайн-кассы? В это случае предусмотрен штраф, так как это является нарушением закона и приравнивается к торговле без применения ККТ.

Для должностных лиц предусмотрен штраф в размере от четверти до половины суммы, которая была принята в качестве оплаты без использования кассы. Сумма штрафа при этом не может составлять меньше 10 тысяч рублей.

Для юрлиц размер штрафа от 75 до 100% суммы, полученной без применения кассы наличными или по безналичному расчету. Минимальный штраф в данном случае 30 тысяч рублей.

Если такие нарушения происходят не первый раз, а сумма таких платежей без ККТ составляют более 1 миллиона рублей, то это грозит отстранением должностных лиц от работы на 1-2 года, а для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц предусмотрена остановка работы на 90 дней. 

Кассовая программа для Атол от Бизнес.Ру оснащена всеми необходимыми функциями: печать чеков в соответствие 54-ФЗ, поддержка маркировки и системы ЕГАИС, встроенная система лояльности (бонусы, скидки), функции печати ценников и этикеток, отчетность и аналитика по кассирам и продажам. Кроме этого, имеется поддержка любого торгового оборудования (весы, сканеры и т.д.). Ознакомиться подробно со всеми функциями кассовой программы от Бизнес.Ру можно здесь

На что нужно обратить особое внимание при работе с кассой

Стоит внимательно отнестись к вопросу регистрации кассы для курьера в налоговой службе, а также указать при этом, что онлайн-касса будет применяться для дистанционной торговли.

Курьер может быть сотрудником компании или числиться в службе доставки, с которой у фирмы заключен договор. В первом случае адресом установки аппарата будет являться юридический адрес компании или адрес регистрации ИП. Также можно указать номер машины, с помощью которой будет осуществляться доставка товара.

Во втором случае в чеке должно быть указано, что компания является платежным агентом или работает по договору комиссии или поручения.

Также в чеке прописываются ФИО курьера, то есть того человека, который принял оплату. 

Подойдет ли кнопочная касса

Такое допустимо только в некоторых случаях. Например, если компания оказывает выездные услуги, перечень которых небольшой. Помимо кнопочной кассы также необходимо иметь с собой банковский терминал. Такие ограничения в работе с этим видом ККТ связаны с тем, что функции подобной кассы ограничены и она не может работать с большим количеством номенклатуры. 

Облачные кассы

Если курьерский штат большой и возникает сложность в обеспечения всех сотрудников терминалами, то могут применяться облачные кассы. Их можно взять в аренду и направить покупателю электронный чек. Однако, если оплата не была совершена через интернет-магазин, то для приема оплаты по безналу придется возить с собой терминал для приема карт и бесконтактной оплаты. 

Программа учета для службы доставки товаров от Бизнес.Ру это автоматизация службы доставки в одной удобной программе. Все необходимые решения уже есть: кассовая программа для любых устройств, мобильное приложение для курьеров, CRM-система для учета заказов и задач сотрудникам, складской учет и первичные документы, интеграция с интернет-магазином, отчетность и аналитика с любого устройства. Ознакомиться подробнее о работе программы учета для службы доставки товаров от Бизнес.Ру можно здесь

Какой адрес писать при регистрации ККТ и в чеке

Закон требует указания адреса места, где производились расчеты, в чеке. При использовании мобильной кассы для курьера и в случае доставки товара таким местом может быть автомобиль: указываются его номер, марка и модель. Либо прописывается адрес компании или регистрации ИП. 

Что нужно сделать, чтобы онлайн-касса заработала

Чтобы начать принимать оплату через онлайн-кассу, ее недостаточно просто приобрести и включить. Перед этим необходимо зарегистрировать кассу в налоговой службе, а также заключить договор с ОФД, то есть оператором фискальных данных. 

Постановка на учет в налоговой

Зарегистрировать онлайн-кассу можно через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого необходимо авторизоваться на сайте, используя логин и пароль, далее перейти в раздел регистрации ККТ и произвести регистрацию. Это совершенно бесплатная процедура, после которой аппарате присваивается номер, необходимый при заключении договора с ОФД.

Единственное, что придется оплатить - электронную подпись, если это не было сделано ранее. Затраты на нее составляют примерно 1,5 тысячи рублей.

Также можно зарегистрировать кассу лично, если по какой-либо причине регистрация онлайн не подходит. Этот способ более сложный и долгий. Необходимо прийти в отделение налоговой службы лично, взяв учредительные документы, то есть свидетельство юрлица или ИП, ИНН, паспорт, документы на кассу. Такая регистрация займет до пяти рабочих дней. 

Как правильно выбрать ОФД и заключить с ним договор

Далее необходимо выбрать ОФД, с которым будет заключен договор. Выбирать следует из тех операторов, которые внесены в реестр ФНС. Найти такой список можно на официальном сайте налоговой.

После этого необходимо зарегистрироваться на сайте ОФД, внести данные о компании и кассе, оплатить счет на обслуживание. Такие услуги обойдутся в 3 тысячи рублей в год.

Более подробно о том, как подключить онлайн кассу, читайте здесь >>

Бизнес.Касса это кассовая программа и товароучет для Эвотор от Бизнес.Ру со всеми возможностями большого POS-терминала. Кроме того, это также система складского учета в одном приложении для Эвотор. Кассовая программа имеет удобный интерфейс с группами и картинками товаров, маркировку товаров, встроенную систему лояльности и оплату заказов из Интернет-магазина. Товароучетная система оснащена складским учетом, первичной документацией, автоматизацией закупок, аналитикой продаж, инвентаризацией и многим другим. Ознакомиться подробнее со всеми функциями программы от Бизнес.Ру можно здесь

Важные критерии при выборе кассы

При выборе модели онлайн-кассы для курьера необходимо обратить внимание на следующие качества:

Размер. Она должна быть компактной, помещаться в руке и не быть тяжелой, ведь курьеру придется работать с ней в руках весь день.

Время работы без розетки. У такой кассы должен быть аккумулятор, который может работать автономно от 6 до 12 часов. Чем больше это число, тем лучше. 

Возможность работы через 3G, Wi-Fi. Так как по закону онлайн-кассы должны передавать данные оператору фискальных данных онлайн, необходимо удостовериться в возможности подключения к интернету. Так как Wi-Fi есть далеко не везде, касса должна иметь возможность работать с помощью мобильного интернета, то есть через сим-карту.

Интерфейс. Он должен быть понятным и доступным. Как правило, смарт-терминалы напоминают планшеты, то есть понятны интуитивно и имеют простое меню. 

Какую модель онлайн-кассы для курьерской службы выбрать

Исходя из указанных качеств можно отметить следующие модели онлайн-касс, которые подойдут курьерам.

Яндекс.ОФД - это комплект оборудования, который включает ККТ "Модуль Касса", ФН на 13 месяцев. Интересной особенностью является то, что аппарат регистрируется в налоговой службе в режиме автомат, а также включает уже предоплаченную электронную подпись. Стоимость данного набора 22 тысячи рублей, а также необходимо будет доплачивать за обслуживание 1,5 тысячи рублей ежемесячно.

Yarus C2100. Это POS-терминал, который имеет возможность работы через мобильный интернет (есть 2 слота для сим-карт), мощный аккумулятор держит заряд весь день. Принимает безналичную оплату. Стоимость - от 28 тысяч рублей.

ПТК MSPos - миниатюрный смарт-терминал. Очень компактный, печатает чеки, использует мобильный интернет или Wi-Fi. Обладает корпусом с защитой от воды и пыли. Стоит приблизительно 29 тысяч рублей.

Меркурий 185Ф - производится в РФ, работает автономно до 30 часов, использует для связи Wi-Fi или мобильный интернет. Цена аппарата без ФН - от 9,5 тысяч рублей.

АТОЛ 90Ф - достаточно увесистая касса (приблизительно 1 кг), работает до 16 часов, связь по Wi-Fi и GPRS. Стоимость от 9 до 23 тысяч рублей в зависимости от наличия ФН.

Перед покупкой следует удостовериться, что устройство аккредитовано в ФНС.

Также читайте: онлайн-кассы для ИП в 2021 году и гид для предпринимателя >>

Как подключить безналичную оплату

Чтобы использовать возможность приема безналичных платежей необходимо докупить банковский терминал либо приобрести мобильную кассу с эквайрингом для выездной торговли.

Вариант 1. Поставить пин-пад

Пин-пад - второе название банковского терминала. Информация об оплате или ошибках передается в программы кассы. 

Вариант 2. Альтернатива отдельному пин-паду — касса со встроенным эквайрингом

Примерами таких касс могут являться Эвотор 5i, MSPos-E-Ф, LiteBox5 и другие. Эти кассы могут принимать как оплату наличными, так и с помощью прикладывания или вставки (а также проводки) карты. 

Финальный шаг: настроить эквайринг

Можно заключить договор в банке, выбрав тариф, посетив его лично, либо использовать возможность удаленной настройки. 

Это важно: зачем нужна ЭЦП для онлайн-кассы и как ее получить >>

Примерные затраты

Чтобы получить финальную стоимость подключения и эксплуатации онлайн-кассы для курьера необходимо сложить следующие цифры:

• приобретение кассы (12-40 тысяч) и ФН (6-10 тысяч в зависимости от срока использования); 

• эквайринг, то есть банковский терминал, если он не встроен (13-15 тыс. рублей);

• договор с ОФД (от 3750 до 6700 тыс. рублей);

• цифровая подпись (около 2 тысяч рублей).

Итого суммарно придется потратить от 30 до 60 тысяч рублей на одну кассу.