ЭЦП для онлайн-кассы: зачем нужна и как получить

О чем вы узнаете:

• Что такое ЭЦП и для чего оно нужно
• Электронная подпись для онлайн-касс
• Как получить ЭЦП: пошаговая инструкция
• Список документов для получения ЭЦП
• Срок действия ЭЦП
• Покупка онлайн-кассы с ЭЦП и регистрацией
• ЭЦП для онлайн-кассы: как проверяется
• Вывод: нужна ли цифровая подпись для онлайн-касс

Что такое ЭЦП и для чего оно нужно

ЭЦП - это файл, который был подвержен шифрованию и дает возможность подписывать документацию в электронном формате. Главное, что такая подпись может полностью заменить личную.

Основная задача ЭЦП - ведение и учет электронного документооборота. Также электронная подпись подтверждает то, что документ был подписан человеком, который знает специальный ключ.

С помощью ЭЦП могут быть подписаны заявления, договоры и даже видеофайлы или изображения для подтверждения авторства.

Помимо регистрации онлайн-кассы ЭЦП может понадобиться в следующих ситуациях:

• при необходимости снять с учета ККТ;

• при перерегистрации;

• при замене ФН;

• при смене ОФД.

Простую и доступную кассовую программу, работающую на всем популярном оборудовании, вы можете найти у Бизнес.Ру Она полностью соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС, поддерживает номенклатуру в чеке и маркировку товаров с 01.03.2019 г. Программа предлагает полноценный кассовый учет и комбинированный прием оплаты (наличные, картой и бонусами). Среди других полезных функций это горячие клавиши на кассе, печать этикеток, инвентаризация. Ознакомиться подробнее со всеми функциями кассовой программы от Бизнес.Ру можно здесь

Электронная подпись для онлайн-касс

Для онлайн-касс также необходимо наличие электронной подписи. Безе нее вы не сможете заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу без личной явки в ФНС. Далее мы расскажем о видах ЭЦП и какая именно подпись нужна для онлайн-кассы.

Виды ЭЦП

Как мы уже ранее говорили, ЭЦП подразумевает под собой сведения, которые были подвергнуты шифрованию с помощью цифрового метода. Такая подпись позволяет физическим лицам подписать документацию в электронном виде, при этом такой документ будет иметь полную юридическую силу.

Электронная цифровая подпись может храниться на следующих носителях: электронные ключи, смарт-карты, классический флеш-накопитель.

Обращаем ваше внимание, что действие такой подписи ограничено и не может превышать 12 месяцев.

Всего существует 3 вида электронных подписей:

• простая - используется физическими лицами в банках;

• усиленная неквалифицированная - может быть использована для документооборота внутри компании;

• усиленная квалифицированная (КЭП) - необходима для подписания документов в ФНС.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 закона 63-ФЗ КЭП во всех случаях будет равнозначна обычной подписи. 

Какая подпись нужна для онлайн-касс

Для онлайн-кассы подойдет только усиленная квалифицированная подпись. Это связано с тем, что она имеет самую высокую степень защиты от взломов и подделки. Такую подпись нельзя сделать самостоятельно. Их формированием занимаются сертификационные центры.

Электронная подпись ИП для онлайн-касс

Впервые зарегистрированный ИП должен купить электронную цифровую подпись, когда будет регистрировать онлайн-кассу. Для подписи, которая будет использоваться при регистрации ККТ, есть несколько обязательных требований. К ним относятся:

• она должна быть выдана удостоверяющим центром из списка на официальном сайте ФНС;

• подпись должна принадлежать самому ИП (регистрация кассы с использованием ЭЦП бухгалтера запрещена).

Обратите внимание, что КЭП, которая использовалась для регистрации кассы, нельзя использовать в аукционах государственных закупок. Для этого приобретается специальная подпись.

Банк и Касса в программе от Бизнес.Ру оформляет всего в несколько кликов основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера. Каждый документ строится автоматически по проведённым сделкам. Также система позволяет отслеживать денежные отношения между контрагентами и собственными организациями в режиме реального времени. Вы всегда видите общее состояние дел компании – баланс счетов, продажи и взаиморасчёт. Это лишь часть функционала сервиса. Более подробно ознакомиться с возможностями Бизнес.Ру можно здесь

Как получить ЭЦП: пошаговая инструкция

Получение ЭЦП не должно вызвать у вас сложностей, эта процедура состоит из 5 этапов.

Этап 1. Выберите удостоверяющий центр, в котором будете получать подпись.

Обязательно сравните стоимость нужной вам ЭЦП, во всех центрах она может отличаться, причем значительно. Также учитывайте местонахождение центра, т.к. вам придется посетить его лично.

Стоимость КЭП варьируется в пределах от 1,5 до 4 тысяч рублей и зависит от следующих факторов:

• надежность организации;

• качество технической поддержки;

• узнаваемость бренда.

Обратите внимание, что Минкомсвязи имеет право прекратить аккредитацию удостоверяющего центра досрочно. В связи с этим актуальные сведения лучше получать именно на их официальном сайте.

Этап 2. Подайте заявление. Вы можете подать его самостоятельно, посетив офис и написав заявление на бумаге или онлайн на сайте компании. Подача электронного заявления существенно экономит ваше время, при возможности выбирайте именно этот способ.

Этап 3. Подготовьте необходимый пакет документов. Кроме заявления вам понадобятся сканы документов, которые могут подтвердить сведения об осуществляемой вами предпринимательской деятельности. Перечень необходимой документации будет представлен дальше.

Этап 4. Оплата выставленного счета. Выдача квалифицированной электронной подписи возможна только после того, как денежные средства поступят на счет удостоверяющего центра.

Этап 5. Получение КЭП. В соответствии с законодательством РФ она может быть получена:

• непосредственно предпринимателем;

• доверенным лицом, которое имеет полномочия на это.

Не забудьте взять с собой оригиналы документов, которые вы предоставляли и документ, подтверждающий оплату услуг. В случае, если удостоверяющий центр был закрыт в период регистрации вашей подписи, вам придется пройти все пункты заново.

ИП могут также оформить КЭП в МФЦ или ФНС, юридические лица такой возможности лишены.

Для отслеживания продаж отлично подойдет CRM-система от Бизнес.Ру - это полноценная программа для работы с лидами и сделками, клиентами, поставщиками и другими контрагентами. Сегодня это один из немногих сервисов для бизнеса, позволяющий работать со складом, CRM, кассой, закупками и аналитикой в рамках одной программы, без необходимости привлечения IT-специалистов и покупки серверного оборудования. Более подробно о возможностях сервиса Бизнес.Ру можно узнать здесь

Список документов для получения ЭЦП

Перечень необходимых документов для оформления ЭЦП:

• устав компании;

• учредительный договор;

• приказ о назначении директора, а также копия паспорта, СНИЛС и ИНН;

• свидетельство о регистрации постановки на учет в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

• выписка из ЕГРЮЛ, которая получена не более 6 месяцев назад.

Это стандартный пакет документов, который запрашивают в большинстве случаев. Иногда этот список может быть как больше, так и меньше. Актуальные сведения рекомендуется узнавать непосредственно в центре, где вы планируете получить электронную подпись.

Нужно знать: штрафы за отсутствие онлайн-касс в 2021 году >>

Срок действия ЭЦП

Стандартно срок действия электронной подписи не превышает 1 года. На сегодняшний день можно встретить предложения, где срок действия подписи составляет 15 месяцев. После того, как подпись станет недействительной, нужно покупать новую. Процедура абсолютно такая же, как и была в первый раз.

Для работы с алкогольной продукцией программа учета от Бизнес.Ру имеет прямую интеграцию с системой ЕГАИС, позволяющую автоматизировать обмен данными. Она упростит и ускорит рутинные процессы: загружайте накладные из ЕГАИС и отправляйте акт расхождения, оформляйте возвраты и списания, а подтверждение закупок и реализаций в ЕГАИС производится в автоматическом режиме. Подключение производится за 1 час. Ознакомиться с другими возможностями программы Бизнес.Ру для ЕГАИС можно здесь

Покупка онлайн-кассы с ЭЦП и регистрацией

Покупка онлайн-кассы не вызовет у вас абсолютно никаких сложностей и ничем не отличается от покупки смартфона. Регистрация кассового аппарата может вызвать ряд вопросов, поэтому мы подготовили для вас подробное описание этого процесса.

В первую очередь вам необходимо заключить договор с ОФД, который фактически является посредником между предпринимателем и налоговой инспекцией. Оператор фискальных данных получает от вас все сведения о совершенных продажах, после чего он передает их в ФНС. Средняя стоимость договора с ОФД - 3 тысячи рублей в год (на один кассовый аппарат).

Также ОФД помогает предпринимателю в регистрации ККТ, контроле кассового аппарата. Оператор сообщит вам о том, что касса вышла из строя или о необходимости заменить ФН. Также контролирует начало и конец рабочего дня, количество продаж и возвратов, помогает анализировать продажи и составляет отчет.

Уже на этом этапе вам понадобится электронная подпись.

Регистрация кассы в ФНС возможна двумя способами: онлайн и лично. Для регистрации онлайн вам понадобится:

• войти в личный кабинет и выбрать раздел “учет контрольно-кассовой техники”;

• в открывшемся окне нажмите “Зарегистрировать ККТ”;

• подайте заявление, в котором необходимо указать:

• • контактные данные;

  • сведения об организации;

  • данные о ККТ и ФН;

  • сведения об ОФД, с которым заключен договор;

  • способ использования ККТ (стационарно, передвижная торговля и т.д.).

Если все данные указаны верно, вы получите регистрационный номер кассового аппарата.

Если вы решили посетить налоговую службу лично, тогда вам нужно заполнить заявление в бумажном виде и принести его в ФНС. Там вы получите регистрационный номер онлайн-кассы. В течении 1 дня необходимо ввести полученный номер в кассу, распечатать отчет о фискализации и предоставить его в ФНС.

Наиболее простой вариант в этом случае - принести кассу непосредственно в налоговую и сделать все сразу, чтобы не ходить несколько раз.

Подробнее о том, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, читайте в отдельной статье >>

ЭЦП для онлайн-кассы: как проверяется

Для регистрации онлайн-кассы с использованием КЭП помимо самого ключа вам нужны:

• шифровальное ПО, которое устанавливается на компьютер и включается, когда используется цифровая подпись;

• сертификат, который подтверждает принадлежность подписи вам.

Программный комплекс для шифрования

Шифровальное программное обеспечение позволяет вам преобразовывать необходимую документацию с помощью определенного алгоритма, который называется “хеширование”. В случаях, когда предприниматель отправляет сведения о кассе в ФНС или оператору фискальных данных, нужно запустить программу на компьютере. 

Личный секретный ключ и открытый ключ

Вся документация, которая была подвержена кодированию с помощью личного секретного ключа и отправляется в налоговую или оператору фискальных данных, должна сопровождаться открытым ключом. После этого подпись будет проверена, а именно электронная документация будет пропущена через шифровальное ПО и будет создан хеш-документ. ЭЦП также будет проверена, для этого используют открытый ключ. После этого также будет создан хеш-документ.

Важно: правила использования ЭЦП >>

Вывод: нужна ли цифровая подпись для онлайн-касс

Да, нужна и этого нельзя избежать. Онлайн-касса позволяет вам зарегистрировать ее в ФНС и ОФД онлайн. Как мы уже объяснили в статье, для заключения договора с ОФД вам в любом случае понадобится ЭЦП.

Напомним, в каких случаях вам понадобится электронная подпись:

• при регистрации кассового аппарата;

• при подписании и расторжении договора с оператором фискальных данных;

• при перерегистрации онлайн-кассы.