Совершенствование учета товаров в магазине: Чек-лист для подбора товароучетной программы

1. Совершенствование учета товаров в розничной торговле
2. Плюсы внедрения специальных учетных программ
3. Почему учет в облаке лучше?
4. Рекомендации по совершенствованию учета товаров в небольшом магазине
5. Чек-лист для подбора товароучетной программы

1. Совершенствование учета товаров в розничной торговле

2. Плюсы внедрения специальных учетных программ

• Минимизировать ошибки сотрудников: например, накладные от поставщиков, принятые в электронном виде, после проверки фактической комплектации поставки, «заливаются» в программу.
• Быстро получать информацию о поступивших платежах, товарных остатках.
• Автоматически соотносить продажи в кредит с поступающими деньгами.
• Упорядочить, упростить документооборот, исключить ошибки при выписке первичных документов, при приеме товара. Учетные программы блокируют постановку на склад товара без сопроводительных документов, тут же показывают расхождения между фактическими количествами и данными ТОРГ-12 (если таковые есть).
• Сократить время ревизий, инвентаризаций в 2-3 раза.
• Рационально заполнить площади хранения на складе, торговое оборудование.
• Сократить до минимума воровство, порчу товара за счет совершенствования контроля.
• Проводить анализ работы, пользуясь отчетами, формируемыми системой.
• Отслеживать работу с поставщиками: количество возвратов, своевременность поставок, ассортимент. Система автоматически привязывает банковскую платежку к ТТН или ТОРГ-12 поставщика, помогает выявить недобросовестных партнеров.

3. Почему учет в облаке лучше?

• Низкая стоимость: ежемесячная плата от 500 до 7500 рублей;
• Минимальные требования к оборудованию: не надо покупать дополнительный компьютер под сервер, можно использовать гаджет с операционной системой Windows, MacOS, Linux, возможен доступ к сервису через мобильные устройства;
• Cлужба поддержки;
• Регулярные бесплатные обновления программы;
• Неограниченный объем хранящейся информации;
• Безопасность: данные шифруются криптографическими программами; обязательное резервное копирование информации (можно восстановить случайно удаленный документ), несколько уровней доступа (начальник, менеджер, кассир и т.п.).

Читайте также: Как правильно выбрать кассовое оборудование

4. Рекомедации по совершенствованию учета товаров в небольшом магазине

• Сканер штрих-кода (кассиру и на склад, бюджетный вариант — светодиодный);
• Кассовый аппарат с фискальным регистратором;
• Интегрированный или не интегрированный платежный терминал.

5. Чек-лист для подбора товароучетной программы

• Формирование первичных документов для последующей выгрузки в бухгалтерские программы;
• Выгрузка в сторонние бухгалтерские программы;
• Формирование платежек, выгрузка в клиент-банк, загрузка из клиент-банка и разнесение оплат по счетам;
• Возможность ведения товарного учета разными способами: с помощью бухгалтерских проводок, по расходно-приходной схеме. 
• Пользования базой стандартных образцов документов (счет-фактура, ТТН, ТОРГ-12). Типовые формы актов на возврат, списание. Есть возможность сделать налоговую декларацию или КУДиР, если магазин на УСН;
• Перерасчет себестоимости, наценки, для ассортимента, зависящего от валютных курсов;

• Контроль продаж. Из программы должно быть видно сколько, за какое время, с какой наценкой и какого товара продано. Аналитика проводится одним отчетом или несколькими в виде таблицы, диаграммы, графика с возможностью сортировки динамики поквартально, помесячно и т.д.
• Контроль остатков. Позволяет анализировать на какой срок осталось товара, лежащего на складе после чего можно сделать вывод какой товар от какого поставщика нужно закупить и в какие сроки.
• Контроль закупок. Есть возможность формировать отчеты, отслеживать входные цены на один товар у нескольких поставщиков, анализировать какой ассортимент привозит определенный поставщик, делать предварительные заказы, выбирая наиболее выгодные условия работы.
• Контроль взаиморасчетов с контрагентами. Синхронизация с клиент-банком позволяет увидеть от кого поступили денежные средства и куда они расходуются, распланировать затраты, выявить дебиторскую и кредиторскую задолженности.
• Контроль работы персонала. Система отчетов позволяет видеть не только объем продаж каждого менеджера или продавца, но и сколько клиентов он обслужил (обзвонил) в день, сколько длился звонок, то есть формировать карточку рабочего дня персонала и его эффективность. 

• Возможность формирования справочника товаров вручную или импортирование из других систем.
• Возможность заведения карточек товаров на каждую позицию прайса с загрузкой изображений и габаритных размеров.
• Ведение учета товаров по штрих-кодам, артикулам, характеристикам, серийным номерам, производителям, группам и т.п.
• Формирование комплектов или наборов из имеющихся товаров. Этот функционал необходим розничным магазинам, небольшим кафе, мастерским.
• Возможность назначить одному товару несколько цен для разного типа торговли или разных сегментов покупателей.
• Комплектации и разукомплектации наборов: функционал комплектации и разукомплектации товаров очень полезен для формирования подарочных наборов, ремкомплектов, блюд.
• Возможность оформления резерва товаров на основании заказа покупателя. Особенно актуально для магазинов, работающих под заказ.
• Простая схема возврата товара.

• Создание неограниченного количества складов.
• Проведение инвентаризации по складам.
• Осуществлять перемещения между складами.
• Возможность торговать с одного склада нескольким розничным точкам или организациям.
• Использования адресного хранения товаров.

• Возможность работать под заказ, т.е. формировать заказ покупателя и на его основании выставлять счета, резервировать товар, заказывать товар поставщику осуществлять реализации. Такой формат работы минимизирует ошибки и ускорит работу менеджеров.
• Возможность продавать в розницу, т.е. иметь возможность подключать фискальный регистратор, сканер штрих-кода, весы и прочее торговое оборудование.
• Наличие систем лояльности, дисконтные и бонусные карты, поможет повысить лояльность клиентов и увеличить продажи.

• Формировать заказы поставщикам. Есть возможность загружать в заказ все позиции, проставляя количество и удалять ненужное позиции. Можно дублировать заказы (функция скопировать).
• Загружать прайсы и номенклатуру поставщика и хранить эти данные в системе.
• Возможность создавать приходные накладные как вручную, так и импортом файла от поставщика.
• На основании отчетов об оборачиваемости товаров формировать ассортимент товаров и заказывать их у поставщиков.
• Учета алкоголя в ЕГАИС с автоматической постановкой на склад магазина из ТОРГ-12 поставщика. Удобно, когда не надо сканировать каждую бутылку, достаточно сверить фактическую поставку с заранее присланной электронной накладной.

• Использования модуля CRM совместимого с любой АТС. Например, входящий звонок отображается на мониторе, одновременно открывается карточка клиента, в которой видны документы, пометки. Обращение через интернет можно сразу формировать как новый заказ (как в интернет-магазинах), заводить новых контрагентов и т.п.
• Ведения клиентской базы: заводить клиентов, настраивать индивидуальные дисконтные программы, делать рассылки по смс и электронной почте и т.п.

Другие важные моменты

• Гибкая кастомизация функционала — настройки интерфейса под свои бизнес-процессы, например.
• Работы без постоянного интернет подключения с удаленным контролем работы. Синхронизация с основной программой при подключении к интернету.
• Кадровый учет: наличие карточек сотрудников с регулируемым уровнем доступа к опциям сервиса, зависящим от должности (зарплатная ведомость и т.д.).
• Использованы методики защиты от внешних проникновений, предусмотрен ограниченный доступ сотрудников с запретом на скачивание данных, сокрытие конфиденциальной информации от людей, не имеющих к ней доступ, создается облачная копия всех документов.