Нужна ли автоматизация мелкорозничному магазину?

На протяжении многих лет компания Владимира Доценко занимается автоматизацией и оптимизацией бизнес-процессов с помощью системы 1 С. Многочисленные проекты по внедрению современных IT-инструментов в технологию продаж помогли предпринимателю «сколотить» большой опыт в данной сфере.

По словам Доценко, сегодня большинство владельцев бизнеса в сфере торговли – небольших розничных магазинчиков по продаже одежды или непродовольственных товаров – находятся в плену беспочвенных стереотипов и страхов, основанных на слухах и мифах о дороговизне и сложности внедрения автоматизации.

«На самом деле, процесс этот непростой, зачастую длительный, но действительно стоящий того!» – уверен Доценко. Один из ярких примеров, иллюстрирующих «вау-эффект» от внедрения автоматизации – это работа с компанией «Мила», которая занимается оптовой продажей детской обуви и является лидером в данной сфере на рынке Уральского федерального округа.

В свое время компания «Мила» начала параллельно с основной деятельностью развивать проект оптовой продажи обуви, открыв сеть детской обуви «Сороконожка». Сотрудничать с ними мог любой «реальный» розничный магазин детской обуви: предприятию торговли предоставлялась возможность пользоваться интернет-порталом компании «Мила», заказывать товары оптом через всемирную сеть для их последующей реализации в своем магазине.

Именно тогда перед такими мелкорозничными «дилерами» по всему уральскому региону встал острый вопрос автоматизации магазина.

Внимание!
Уважаемые предприниматели. Команда Бизнес.Ру разработала специальную программу, где вы можете вести складской и торговый учет, выстраивать отношения с клиентами и поставщиками через CRM-систему, вести email и sms-рассылки, эффективно организоывывать работу своих сотрудников.
Попробуйте полную версию программы бесплатно>>

Образец заполнения штатного расписанияИнформация о файле

Образец должностной инструкции продавца магазинаИнформация о файле

Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12Информация о файле

Образец заполнения товарного отчётаИнформация о файле

Образец заполнения акта о приемке выполненных работИнформация о файле

Автоматизация магазина идет в регионы

– Как развивается проект «Сороконожка»?

– Сегодня «Сороконожка» – розничный интернет-магазин детской обуви – это также широкая сеть независимых магазинов детской обуви, объединенных зонтичным брендом.

В свое время для того чтобы этот проект стал реальностью, необходимо было автоматизировать процессы приемки и продажи детской обуви «Сороконожки» в розничных магазинах сети по всему уральскому региону. Сегодня такие магазины существуют в более, чем пятидесяти городах России. Автоматизация, а именно внедрение программы «1С: Розница», проходила в магазинах на местах, в больших и малых городах.

Соответственно, те магазины, которые хотели сотрудничать с «Сороконожкой», должны были соблюдать некие условия, в частности, быть автоматизированы. Надо сказать, что в этом сегменте магазинов обуви с автоматизацией процессов торговли все было плачевно, особенно в маленьких городках. Никто об этом даже не слышал, и, более того, всего этого «боялся». Проект подключения к «Сороконожке» розничными магазинами мы рассматривали как автоматизация магазина с нуля, «под ключ».

Внимание!
Система, разработанная командой Бизнес.Ру, позволяет эффективно автоматизировать весь процесс управления финансами, пробивать чеки через фискальный регистратор, вести документооборот, формировать финансовую отчетность, платежные поручения, приход и расход.
Попробуйте бесплатную версию программы>>

Трудности перехода

– Владимир, расскажите, как происходила автоматизация таких торговых точек в регионах? То есть, изначально вашими клиентами были маленькие магазинчики детской обуви, в которых были только кассовые аппараты? 

– Да, в большинстве случаев, у магазинов был обычный кассовый аппарат, в который вручную вбивалась сумма покупки, печатались чеки. У тех клиентов, что «попродвинутей», были компьютеры, и они начинали вести учет в программе Excel. Иногда же были и такие магазинчики, в которых продажи, приходы, взаиморасчеты записывались в тетрадочки, «по старинке».

То есть все было буквально на допотопном уровне, и большую часть времени у нас занимали объяснения того, какую выгоду, какой положительный эффект они получат, автоматизировав все торговые процессы в своей фирме. В целом же, подключение к программе «1С: Розница» сегодня возможна только после покупки клиентом определенного набора оборудования.

–  Расскажите поподробнее, какое оборудование необходимо для автоматизации торговли, и какова его примерная стоимость сегодня?

–Если брать в целом, средний «набор» оборудования обойдется ритейлеру в сумму около 120 тысяч рублей.

Сюда входит:

• принтер этикеток (примерная стоимость 34 тыс. руб.);
• сканер штрих-кодов лазерный (чуть более 7 тыс. руб.);
• принтер документов для предприятий на ЕНВД (17 тыс. руб.);
• денежный ящик (чуть более 4,5 тыс. руб.);
• чековая лента и намотка (все по десять штук выйдет на 2,5 тысячи рублей);
• учетная программа «1С: Розница 8» (стоимость составляет 13 тыс. руб.).

Доставка, установка драйверов оборудования, настройка подключаемого оборудования в «1С» обойдется владельцу бизнеса в 12 тыс. руб., ввод данных организации, создание пользователей, настройка хранения фотографий, настройка печатных форм ценников и этикеток, настройка шаблона чека будет стоить 6 тыс. руб.

Установка утилиты обмена ГПЦ-клиент («Глобальный процессинговый центр» – это сервис, который обеспечивает доставку информации от одного участника обмена до любого другого участника, подключенному к сервису – прим. ред.) и настройка обмена с поставщиками и интернет-магазинами обойдется в 12 тысяч рублей, как и первичное обучение персонала работе в новой системе.

В стоимость не включается покупка компьютера – его наличие – обязательный элемент. После покупки всего вышеперечисленного оборудования, к клиенту выезжают наши специалисты, которые подключают, настраивают систему, проводят первичное обучение персонала.

– То есть обучение продавцов происходит в процессе внедрения автоматизации?

– Мы всегда рекомендуем нашим клиентам пройти специальные курсы, обучение работе в программе «1С», но чаще всего времени на это ни у владельцев бизнеса, ни у персонала нет. Поэтому в процессе первичной установки программы все основные аспекты работы в ней проговаривается в присутствии продавцов.

Надо сказать, что у кассиров-продавцов функции достаточно простые, им не так много нужно знать и понимать для работы в программе «1С: Розница», а вот у товароведов или руководителей функции обширнее, им приходится все досконально объяснять, времени на это требуется больше.

– С какими типовыми проблемами сталкиваются владельцы бизнеса и продавцы в процессе автоматизации процесса торговли?

– На мой взгляд, значительное число магазинов до сих пор не автоматизировано потому, что ритейлеры попросту боятся менять устоявшиеся принципы работы. Именно поэтому процесс автоматизации тормозится.

Вторая неправильная «установка», когда предприниматели уже решились на автоматизацию – это ошибочное мнение, что «вот мы установили программу, значит теперь делать нам больше ничего не надо». На самом же деле объем работ предстоит выполнить большой и, в первую очередь, это маркировка абсолютно всей продукции магазина штрих-кодами.

В каждом магазине, безусловно, есть товарный запас, зачастую немаленький – по две, три, четыре тысячи позиций ассортимента, и на каждую коробку с обувью необходимо распечатать этикетку, приклеить ее, не допустить ошибки – это процесс длительный, не у всех ритейлеров хватает на это времени, но маркировка товаров штрих-кодами – это обязательное требование.

– Почему маркировка так важна?

– Вот вам яркий пример. Был один случай, когда мы провели процесс автоматизации в розничном магазине, но вот промаркировать товар штрих-кодами владельцу все было некогда. То есть новые поступления товаров маркировались, а старые – нет. Так прошло девять месяцев, в данный период, по сути, нормальный учет товаров не велся.

Чеки, естественно, отбивались, но общая картина получалась некорректной: владелец бизнеса не мог вести полный учет, оценивать товарный запас, планировать закупки. И только спустя девять месяцевон понял, как отсутствие маркировки «тормозит» весь его процесс торговли и провел полную инвентаризацию.

Самые популярные мифы мелкой розницы

– Многие эксперты считают, что основные препятствия и сложности в процессе внедрения автоматизации, связаны с менталитетом владельцев мелкорозничного бизнеса. Какие«мифы» среди них сегодня бытуют?

– Очень распространенный миф, который никуда не денется и будет всегда – что автоматизация, в частности штрих-кодирование, позволяет полностью избежать ошибок, связанных с пересортом товаров. То есть, в магазинах обуви самая распространенная ошибка – это пересорт. Собственники считают, что как только будет штрих-код наклеен на коробку, то всегда покупателю будет выдаваться именно то, что вбито в программе.

На деле же ошибки остаются, и продавцы оформляют продажу не того товара, который был реально выдан покупателю на руки. Лично я сам видел, как кассир, считывал с помощью штрих-кода информацию с одной коробки, а клиенту на руки по невнимательности выдавал другую коробку.

Также бывают ситуации, когда из одной коробки в другую перекладывается пара обуви другого размера, считывается не тот штрих-код и в программе учитывается не то, что должно.

Ошибки, безусловно, будут! От них никуда не денешься, но их станет на порядок, а то и на два, меньше, чем было до этого.

– Существует ли в сознании владельцев бизнеса такая мысль, что автоматизация – это дорого, что она не окупится никогда, что лучше работать вот так, «по старинке»?

– Да, автоматизация вещь недешевая, и для маленького магазина она кажется совершенно не окупаемой. Но все затраты оправданы, и сейчас я объясню чем. Существуют такие показатели, как время проведения инвентаризации. К примеру, один из магазинов наших клиентов на полную инвентаризацию тратил от двух до трех дней, в течение которых продажи полностью останавливались.

С введением же полного штрихкодирования, с подключением терминала сбора данных – это мобильное устройство, которое позволяет проводить инвентаризацию на складе – они стали проводить полный учет товаров за два часа! То есть по факту сегодня они успевают осуществить инвентаризацию до начала рабочего дня и открытия торгового центра.

Еще один неоспоримый плюс в «копилку» автоматизации, и при этом весьма ощутимый, – это сокращение недостач. В одном розничном магазине, где пересчет товаров осуществлялся вручную, «дедовским» способом, расхождения между наличием имущества по факту и данным бухучета составляли в сумме сотни тысяч рублей! Недостачи, пересортица товаров…

Это по-настоящему серьезные суммы и «концов», виновников в таких значительных недостачах найти было невозможно. После внедрения автоматизации и штрихкодирования отклонения у них вышли на уровень в 2–3 тысячи рублей.

– То есть, можно сказать, что затраты на автоматизацию торговли в розничном магазине окупаются при первойже инвентаризации?

–Да. Этот положительный эффект сложно выразить в денежном эквиваленте, проще выразить его в трудозатратах. В целом же, все становится прозрачно: работники магазина начинают замечать положительные эффекты сразу.

Они тратят меньше времени на проведение инвентаризации, упущенная прибыль сокращается, так как теперь останавливать продажи нет необходимости. Потери от недостач можно посчитать, и если все это просуммировать, то разовой инвентаризации достаточно для окупаемости проекта.

– Какие еще плюсы автоматизации есть? В чем еще можно выразить экономию, выгоду?

– Происходит еще одна важная для розничной торговли вещь – увеличивается скорость обслуживания. К примеру, в магазинах, где в сезон постоянно у кассы стояла очередь из десяти человек, с введением шрихкодирования удалось эти очереди сократить в два-три раза.

И для некоторых магазинов именно этот фактор – скорость обслуживания – является решающим для запуска процесса автоматизации. Очень важна автоматизация в связке «оптовик – розничный магазин» в части информационного обмена. И, опять же, ярким тому примером является опыт компании «Мила». Мелкорозничные магазины, сотрудничающие с компанией-поставщиком «Мила» и «Сороконожка» получают полную информацию о товаре.

То есть им не нужно вводить вручную ни описания моделей обуви, ни их картинки, ни накладные – все «отгружается» в программу в автоматическом режиме. После приемки товаров, им нужно только наклеить этикетки на коробки по данным из накладной, сверить не пришел ли пересорт.

И это, опять же, серьезное конкурентное преимущество для поставщика товаров. Если среднестатистически на приемку товаров уходит порядка четырех часов, то после внедрения автоматизации – 15 минут!

Еще один интересный пример из опыта работы с проектом «Мила» – это возможность для владельцев розничных магазинов вести параллельно продажи своих товаров через Интернет-магазин.

– То есть по сути происходит диверсификация бизнеса?

– Абсолютно верно! «Сороконожка» – это розничный интернет-магазин обуви, и, когда «реальный» розничный магазин подключается к этому проекту, он получает дополнительную площадку, дополнительный поток продаж через Интернет, а это уже отдельный бизнес.

Те фирмы, которые имеют конкурентные цены и хороший товарный запас, для осуществления виртуальных продаж даже нанимают отдельного человека. Бизнес расширяется, появляются новые направления сбыта товаров, но без автоматизации освоить это направление было бы вообще невозможно.

И особенно это нравится владельцам бизнеса для работы в несезон. То есть в «горячий» сезон розничным магазинам и так хорошо, а вот в несезон они сидят, ждут и не знают, чем заняться.

Интернет-торговля же активно идет и в несезон и позволяет зарабатывать неплохие деньги. Другими словами, автоматизация открывает новые варианты, бесконечное пространство возможностей для бизнеса.

На три шага вперед

–Как в целом изменяется картина продаж в розничных магазинах, работа персонала, внутренняя организация торговли после внедрения автоматизации?

– Самые явные перемены, заметные невооруженным глазом – это, как я уже говорил выше, сокращение времени на проведение инвентаризации, появление возможности торговли через Интернет. Что касается работы на кассе, то уже никаких записей, тетрадочек – действительно, быстрее оформить продажу уже просто невозможно!

Внимание!
Система, разработанная командой Бизнес.Ру, позволяет эффективно автоматизировать весь процесс управления финансами, пробивать чеки через фискальный регистратор, вести документооборот, формировать финансовую отчетность, платежные поручения, приход и расход.
Попробуйте бесплатную версию программы>>

А при подключении банковских терминалов к автоматизированной кассе, то алгоритм продажи товара проходит в несколько кликов.Также в рамках автоматизации предполагается возможность управления ассортиментом товаров.

Каждый магазин использует свой собственный классификатор, по-разному считает и планирует закупки, многие внедряют дополнительные системы планирования, исходя именно из полноты ассортимента в той или иной группе. Для этого открыты достаточно широкие возможности.

– Как осуществляется процесс управления ассортиментом товаров, если магазин не автоматизирован? Остаток товаров определяется «на глаз»?

– Получается, что да. Продавцам приходится самостоятельно оценивать остаток моделей в каждой группе, при этом найти информацию о наличии размерного ряда обуви очень сложно, процесс планирования стопорится.

С «приходом» в фирму автоматизированного учета товаров, собственники с легкостью могут отследить сколько пар обуви каждой модели осталось на складе и на витрине, какие модели являются «ходовыми», какие в срочном порядке нужно докупить.

Также есть возможность автоматического назначения скидок на последние размеры той или иной модели обуви. То есть, как только остается последняя пара, то товар идет с хорошей скидкой – это позволяет быстрее продавать, тем самым «освобождая» витрину для других моделей.

– А появляется ли возможность внедрения дисконтных карт или других систем лояльности в магазинах?

– И дисконтные карты мы, безусловно, внедряем.Большинство наших клиентов активно ими пользуется – это могут быть персональные, накопительные, фиксированные дисконтные карты. Для их считывания используются тот же самый сканер, что и для считывания штрих-кодов товаров.

Хочу отметить, что данная система «1С: розница» действительно «гибкая», в нейможно настроить любые возможности, доработать любимые необходимые конкретному заказчику функции.Что касается систем лояльности клиентов, также магазины широко используютподарочные сертификаты – это удобно и выгодно.

Я всегда рекомендую использовать номерные подарочные карты – они наиболее защищены от подделки, ведь нередки случаи, когда продавцы пытаются хитрить и использовать сертификаты по нескольку раз.

У нас же все автоматизировано: невозможно больше одного раза продать один номерной сертификат, и невозможно оплатить покупку им более одного раза – здесь у нас «полный контроль».

– Кстати, о контроле. Есть ли система защиты от воровства персонала в системе «1С: Розница»?

– Понятно, что сама программа «1С» поймать «за руку» нечестного продавца не сможет. Но мы внедряли и такие подсистемы, которые позволяют контролировать действия кассира в плане регулирования цен.

Как чаще всего хитрят работники магазина?

Они используют скидку – ценовую или процентную – иназывают покупателю полную цену товара, а в программе учета отражают цену со скидкой, разницу присваивая себе. Такую «возможность» воровства в программе 1С можно ограничить, запретив кассиру изменение цены. Второй способ «защиты» – это использование именных дисконтных карт.

К примеру, в одном из магазинов нами была настроена дополнительная контрольная система – если скидка на товар превышала, скажем, 5-10%, то кассир обязан был указать основание, почемуэта скидка была дана. Управляющий магазином потом имел возможность отследить по итогам дня или месяца, какая скидка, кому и когда давалась, каким продавцом.

То есть он получал на руки «картинку» о работниках, которые выбиваются вперед по выдаче большего количестваскидок. То есть анализ продаж в разрезе продавцов также реализуется при автоматизации торговли.

– Подведем некий итог нашей беседы. Получается, что с введением автоматизации торговли магазин достаточно быстро окупает вложенные средства?

– На мой взгляд, да. Это нельзя выразить тем, что продаж вдруг становится больше, нет. Это проваляется за счет экономии средств на потерях при инвентаризации и потере времени, значительное сокращаются ошибки, недостачи. И самый важный плюс: у собственника появляется время на контроль, он получает возможность планировать ассортимент, принимать тактические и стратегические решения. Получается, что в сегодняшних непростых кризисных условиях автоматизация становится не просто важным, а бесценным для развития бизнеса шагом.

Беседовала Евгения Лопаткина