Гарантийное письмо на оплату товара или услуги — документ деловой переписки, в котором одно лицо обещает оплатить товары, услуги или работы другому лицу. В статье вы найдете образцы разных гарантийных писем об оплате и узнаете о правилах написания таких документов.
Из статьи вы узнаете:
- зачем нужно гарантийное письмо об оплате;
- как написать гарантийное письмо об оплате (примеры и образцы);
- чем отличаются виды гарантийных писем об оплате и сможете скачать образцы в Word;
- какие риски несет в себе заключение гарантийного письма об оплате вместо договора.
Гарантийное письмо об оплате: зачем его пишут
Гарантийное письмо об оплате пишут для регулирования спора и при возникновении обязательств о выплате денег.
Чаще всего письмо о гарантии оплаты выписывается, когда товары или услуги уже получены, работы выполнены. То есть по сути в письме содержится просьба об отсрочке платежа и обещании погасить задолженность в определенные сроки. Нередко в нем же прописывается график выплат денег за полученный товар.
Иногда гарантийное письмо пишется, когда возникает ситуация с привлечением третьей стороны - поручителя. Например, если магазин получил товар, но не выплатил за него деньги, а потом подал на банкротство, и поставщик обратился в суд, чтобы вернуть деньги. Фирма, связанная с магазином, может выступить гарантом того, что деньги будут выплачены. И в суде она предоставляет гарантийное письмо об оплате с графиком погашения задолженности.
Также такое письмо может гарантировать выполнение каких-либо уже оплаченных работ или услуг.
Как написать гарантийное письмо об оплате (+образец текста)
Само гарантийное письмо об оплате пишется просто по шаблону:
- в первом абзаце: такая-то компания гарантирует выплатить деньги за [товар, услуга, работа] в сроки [пишется дата или график выплат];
- во втором абзаце: если деньги не выплачены в срок, то начисляются пени.
Суть текста можно понять из представленных ниже образцов.
Скачать образец гарантийного письма об оплате (Word) >>>
Скачать образец гарантийного письма об оплате (PDF) >>>
Посмотреть образец (фото) гарантийного письма об оплате в новом окне>>>
Этот документ был сформирован в системе Бизнес.Ру. Хотите упростить заполнение документов деловой переписки? В базе сервиса Бизнес.Ру можно найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению. Попробуйте заполнять бланки всего за пару минут с программой Бизнес.Ру прямо сейчас >>
Форма гарантийного письма на оплату жестко не регламентирована. Обычно лицо, обещающее дать денег за товар, пишет его в более-менее произвольной форме, с учётом общих правил ведения деловой переписки.
Есть разница в оформлении такого документа от юридического и физического лица. Так, гарантийное письмо об оплате от юридического лица составляется на фирменном бланке организации, от физического лица — на обычном листе формата А4.
Бланк гарантийного письма об оплате от юридического лица должен содержать:
- исходящий номер и дату составления;
- данные адресата — кому отправляется письмо (наименование организации, ФИО руководителя);
- гарантию оплаты товара, услуги, выполнить работы и т.д.; сам текст гарантийного письма обычно выглядит так: «Компания (наименование) гарантирует произвести оплату за (название товара или услуги) в размере (сумма к оплате, в том числе прописью) в срок (до какой даты) на основании (документ, по которому поставляется товар, оказываются услуги и происходит оплата).
Кроме этого, для дополнительного подтверждения гарантии в текст письма можно ввести обязательства выплачивать пени за просрочку платежа. - подписи руководителя организации и главного бухгалтера (т.к. речь идет о деньгах), заверенные печатью организации.
Гарантийное письмо от физического лица содержит:
- в «шапке» — название, адрес, телефоны, организации, ФИО и должность её руководителя, а также ФИО и адрес лица, которое пишет гарантийное письмо;
- в самом тексте письма — обещание оплатить товар или услугу (выполнить работы), сумма, сроки и способ оплаты;
- подпись составителя и дату написания письма.
Примеры гарантийных писем на оплату
Текст внутри гарантийного письма может быть составлен по-разному. Приведем несколько примеров.
Вариант 1.
Настоящим письмом гарантируем оплату услуг по договору №13 от 12 января 2021 года в размере 87 400 (восьмидесяти семи тысяч четыреста) рублей до 02 февраля 2021 года. Деньги будут переведены на рассчетный счет компании [номер счета], указанный в вышеназванном договоре.
В случае неисполнения сроков, названных в гарантийном письме, нами будет осуществлена выплата пени в размере 0,1% за каждый день просрочки.
Вариант 2.
ООО "Одуванчик" гарантирует оплату ИП Петровой И.И. по выставленному счету № 12 в размере 11000,00 (одиннадцати тысяч) рублей за размещение рекламы в срок до 24 февраля 2021 года.
В случае просрочки платежа ООО "Одуванчик" гарантирует выплату пени в размере 0,1% в день в соответствии с 823 ст. ГК РФ.
В деловой переписке встречаются и другие гарантийные письма: о приеме на работу, о выполнении работ и т.д. Посмотреть примеры можно в этой статье>>>
Образцы гарантийных писем на оплату
Задолженности
Такой вид письма составляется, если у компании (ИП) есть задолженность перед другим лицом (обычно юридическим или ИП). Гарантийное письмо об оплате задолженности устанавливает сроки выплаты денег.
Иногда оно составляется, чтобы не довести ситуацию до судебного разбирательства. Либо чтобы затянуть судебный процесс, обещав погасить задолженность на бумаге (а на самом деле скрыться).
О гарантийном письме об оплате задолженности более подробно в статье>>>
По договору
Отличие гарантийного письма об оплате по договору от других видов в обязательном указании номера договора. Часто письмо является приложением.
Если вы тратите много времени на составление договоров и оформление деловой документации, обратите внимание на товароучетную программу Бизнес.Ру с функцией заполнения и хранения бланков и подписанных документов. Демо-версия программы Бизнес.Ру доступна прямо сейчас >>
За товары (с графиком погашения)
Если магазин или торговая сеть не может сразу выплатить деньги за товар по договору поставки, принято писать гарантийное письмо с графиком погашения задолженности. Ниже вы можете скачать образец гарантийного письма на оплату товара в формате Word.
За услуги
Образец гарантийного письма об оплате за услуги отличается от других только тем, что в документе указано слово "услуги" или перечислены конкретные услуги. Ниже представлен бланк гарантийного письма за услуги, который вы можете скачать в формате Word и изменить, заполнив пустующие строки.
Аренды помещения
Арендатель, особенно, если размер выплат за аренду крупный, может задреживать сроки перевода денег. В этом случае собственник помещения пишет ему претензию с угрозой обратиться в суд.
В ответ на претензию арендатель обязан успокоить собственника. Часто для этого направляется гарантийное письмо, в котором прописывается срок обязательной оплаты за аренду помещения.
Гарантийное письмо об оплате налогов
В деловой документации особняком стоит гарантийное письмо, в котором компания или ИП обязуется оплатить задолженность перед ФНС.
Если у компании возникла серьезная задолженность перед налоговиками из-за сложных финансовых или юридических обстоятельств, можно написать заявление и приложить обязательство по выплате денег. И ждать, что инспекторы примут решение об отсрочке или предоставлении кредита.
Правила оформления документа прописаны в Приказе от 16.12.2016 № ММВ-7-8/683@. Согласно нему, задолжнику надо приложить два документа: заявление и обязательство (т.е. гарантийное письмо об оплате) с графиком погашения долга. Файл с бланками документов предлагаем скачать ниже.
Можно ли заключать гарантийное письмо об оплате вместо договора
Так как писать гарантийное письмо об оплате проще, чем заключить полноценный договор, этот вопрос возникает у владельцев малого бизнеса. Объясним подробнее.
Цель гарантийного письма об оплате - показать свои намерения и успокоить вторую сторону, напомнив, что о долге помнят. Это документ относящийся к деловой переписке, т.е. он может не приравниваться к юридически значимым договорам. Гарантийное письмо — это не договор.
Однако в ряде случаев оно может использоваться вместо некоторых пунктов договора: оферту (предложение) или обязательства сторон. Например, если у компаний нет времени на оформление полноценного документа.
К минусам ситуации, когда гарантийным письмом пытаются заменить договор, относят:
- краткость документа (размер письма - не более 1 страницы, там может не быть места для описания всех обстоятельств сделки);
- не предполагает печати и подписей всех заинтересованных лиц, поэтому статус документа легко оспаривается в суде (сторона может заявить, что гарантийное письмо не видела).
Поэтому не стоит подписывать гарантийное письмо вместо договора, а если это произошло, надо составлять его в двух экземплярах и просить вторую сторону ставить подпись со словами "Ознакомлен" или "Не возражаю".