ЕГАИС и пиво: учет, торговля, подключение к системе

О чем вы узнаете:

• о задачах ЕГАИС для пива в розничной торговле
• о том, как работать в ЕГАИС
• о том, какое оборудование нужно
• о том, стоит ли покупать сканер при продаже пива
• об ответственности за непредоставление данных в ЕГАИС
• о том, как самостоятельно подключиться к ЕГАИС
• о том, как подключать кассу к ЕГАИС для продажи пива
• о том, как отражать остатки пива в ЕГАИС
• о том, как еще можно подключиться к ЕГАИС
• о штрафах за просрочку подключения к ЕГАИС

Задачи ЕГАИС для пива в розничной торговле

Сама система ЕГАИС функционирует около 13 лет, однако до 2016 года работать с ней были обязаны только крупные торговцы алкоголем. Продавцов слабоалкогольных напитков, в число которых входят продавцы пива, сидра и т.д., обязали работать через ЕГАИС только в 2016 году.

Основной функцией ЕГАИС является контроль. В первую очередь – это контроль над оборотом алкогольной продукции. Алкоголь является одной из наиболее прибыльных отраслей торговли, соответственно уровень контроля над его производством и реализацией достаточно высокий.

Каждая бутылка лицензионного алкоголя отслеживается от момента её производства и до факта реализации. На таре указывается дата и место розлива алкоголя, срок годности, крепость и объем алкоголя.

Бытует мнение, что ЕГАИС выгодна только государству. Однако, учет алкоголя безусловно облегчает жизнь владельцам торговых точек. У предпринимателей появляется возможность контролировать приход и реализацию каждой единицы алкогольной продукции, выявлять излишки, недостачи и контролировать сроки годности товара.

Как работать в ЕГАИС: учет пива

При работе с ЕГАИС учитывается факт приемки продавцом алкогольной продукции. Изначально накладная на товар направляется в ЕГАИС поставщиком. После прибытия алкоголя на торговую точку сотрудник принимающий товар сверяет накладную на бумажном носителе с её электронной копией, которая находится в личном кабинете предприятия в ЕГАИС. Если данные о партии товара совпадают, осуществляется сам процесс приемки.

Какое оборудование нужно и как подключиться к ЕГАИС по пиву?

Для работы в ЕГАИС потребуется следующее оборудование:

• Персональный компьютер, на котором будет установлено необходимое ПО;
• Дополнительный блок питания для ПК, который обеспечит его бесперебойную работу. Данный пункт нельзя назвать обязательным, однако он существенно облегчит жизнь предпринимателя, например, если в момент приемки товара на торговой точке произойдет отключение электроэнергии;
• Собственно, сама программа для ЕГАИС пива  «Универсальный транспортный модуль» (УТМ). Программа является бесплатной и доступна для скачивания на официальном сайте ЕГАИС;
• Крипто-ключ (о нем поговорим ниже);
• Товароучетная  программа, которая будет выполнять роль интерфейса УТМ. Без установки подобной программы у предпринимателя не будет возможности взаимодействовать с базой данных ЕГАИС. Например, такой как, товароучетная программа Бизнес.Ру, которая полностью поддерживает ЕГАИС.

Попробовать товароучетную программу Бизнес.Ру бесплатно в течение 2 недель>>>

Сканер при продаже пива – стоит покупать?

Что касается сканера штрих-кода – данное устройство не является обязательным и его использование никак не регламентировано законодательством РФ. При ответе на вопрос о необходимости сканера штрих-кода предприниматель руководствуется исключительно личной выгодой. Основных плюсов в наличии сканера штрих-кода на торговой точке два:

1. Во-первых - это удобно. Время на поиск товара в базе данных сводится к минимуму, соответственно риск возникновения очередей в вашем магазине также минимален;
2. Во-вторых – это надежно. Каким бы проверенным ни был поставщик - это торговля. В случае любых нарушений ответственность, прежде всего, будет нести продавец. Поэтому каждую партию товара надежнее всего сканировать вручную. Вы будете уверены, что вся партия товара подлежала лицензированию, а ваш поставщик будет уверен в том, что претензий относительно подлинности товара к нему нет.

Ответственность за не предоставление данных в ЕГАИС

Каждого предпринимателя перед покупкой оборудования и установкой необходимого ПО посещает вопрос «А что, если я буду работать без ЕГАИС?». Ответ достаточно прост – в случае, если на предприятии, торгующем алкоголем, не установлено взаимодействие с ЕГАИС, предпринимателя ждет штраф.

Если мы говорим об индивидуальном предпринимателе, штраф составит от 10 тыс. руб. до 15 тыс. руб. Если же дело коснется юридического лица размер штрафа возрастает в десятки раз и в конечном итоге может достигнуть суммы в 200 тыс. рублей.

Кроме штрафа станет невозможной работа поставщиков с предпринимателем. Ведь если поставщик добросовестный и его продукция лицензирована он проведет поставку через ЕГАИС. ЕГАИС в свою очередь не сможет направить накладную предпринимателю, если его нет в системе. В итоге партия алкоголя попросту «зависнет» на этапе передачи.

Как осуществляется самостоятельное подключение к ЕГАИС?

Одной из главных задач ЕГАИС является электронный документооборот. Под документооборотом в ЕГАИС подразумевается передача накладных в Росалкогольрегулирование. Для того, чтобы процедура передачи накладных в электронном виде стала доступной предпринимателю необходимо:

1. Обзавестись аппаратным ключом Jacarta (Джакарта) (допускается использование ключа Рутокен) и квалифицированной электронной подписью. При выборе организации, в которой будет приобретаться крипто-ключ важно обращать внимание на то, что организация должна быть лицензирована ФСБ;
2. Следующим этапом будет вход в ЛК (личный кабинет предпринимателя в ЕГАИС для торговли пивом или иной алкогольной продукцией) в самой системе. В случае, если вы являетесь владельцем крипто-ключа Jacarta SE паролем для входа будет комбинация цифр -12345678. Если у вас ключ Рутокен ЭЦП 2.0 комбинация будет следующей – 1234567890;
3.  Далее в ЛК вы самостоятельно должны сформировать запрос сертификата RSA-ключа. Сам ключ должен быть – записан на Джакарта или Рутокен ЭЦП 2.0.
4.  После запроса сертификата необходимо скачать УТМ вместе со всеми необходимыми для установки дистрибутивами. Сделать это можно на сайте ЕГАИС. Далее всё ПО необходимо установить на компьютер;
5. Завершающим этапом будет настройка учетной записи организации для работы в системе контроля.

Как подключать кассу к ЕГАИС для продажи пива?

По сути, если ваш магазин реализует только пиво, необходимости подключать онлайн-кассу к ЕГАИС нет. Связанно это с тем, что пиво не имеет акцизных марок. В случае торговли пивом онлайн-касса должна быть установлена в организации согласно срокам, указанным в  54-ФЗ.

Если же речь идет о торговле крепким алкоголем подключение онлайн-кассы к ЕГАИС будет обязательным условием. Сложностей при подключении не возникнет потому что производители заранее учли необходимость в процедуре.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, которая полностью соответствует 54-ФЗ и поддерживает ЕГАИС. С умной кассой вы сможете работать без интернета неограниченное время и продавать как крепкий алкоголь, так и разливные напитки.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Для того, чтобы работать с системой контроля алкогольной продукции ПК должен соответствовать следующим требованиям:

• Тактовая частота процессора x86 -  2 ГГц и выше;
• Оперативная память - 2 Гб;
• Наличие сетевого контроллера Ethernet 100/1000 Mbps с разъемом RJ45;
• Версия операционной системы не ниже Windows 7;
• Java не ниже 8

Как отражать остатки пива в ЕГАИС?

Законодательством регулируется процесс приемки алкоголя в магазин, относительно списания остатков особых предписаний нет. Исходя из этого, многие предприниматели по незнанию не списывают остатки пива в ЕГАИС, а после сдачи алкогольной декларации  получают сообщение о том, что остатки по пиву в магазине  и ЕГАИС не соответствуют друг другу.

Тогда как Росалкогольрегулирование говорит нам о том, что остатки пива, числящиеся в ЕГАИС должны быть идентичны фактическим остаткам пива в магазине. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций необходимо вовремя производить списание остатков пива в ЕГАИС.

Чтобы актуализировать остатки в системе предпринимателю необходимо:

1. в регистре ЕГАИС «Склад» запросить остатки;
2. пересчитать фактический остаток в магазине;
3. вычислить и списать разницу между электронными и фактическими остатками в ЕГАИС.

Как еще можно подключиться к ЕГАИС?

Помимо самостоятельного подключения предприниматель может подключить ЕГАИС через оператора, осуществляющего электронный документооборот, или через дистрибьютора учетных или бухгалтерских программ.

В этом случае процесс пройдет гораздо проще:

Во-первых, подобные организации в 99% случаев предлагают бесплатную техническую поддержку;

Во-вторых, данные организации помогут приобрести крипто-ключ и электронную подпись, которые необходимы при работе с ЕГАИС;

Еще одним плюсом будет тот факт, что подключение Вашей организации к ЕГАИС от начала и до конца будет производиться опытным специалистом, который в случае необходимости сможет подсказать вам все нюансы.

Ну и заключительным бонусом будет постоянный доступ к технической поддержке.

Штрафы за просрочку подключения к ЕГАИС

Штрафы за просрочку подключения к ЕГАИС будут равны штрафам за ведение торговли алкоголем без применения системы учета. Для того, чтобы избежать возможных штрафов предприниматель должен не только контролировать использование ЕГАИС в своей организации, но и тщательно изучать документы, подтверждающие добросовестность поставщика. Если проверяющие органы найдут в магазине контрафактную продукцию, ответственность за это будет нести не только производитель продукции, но и владелец торговой точки, принявшей на реализацию контрафакт.

Подведем итоги:

1. Система ЕГАИС нужна не только предприятиям, которые торгуют бутылочным пивом, но и организациям, реализующим разливное пиво;
2. Основной задачей ЕГАИС на торговой точке является контроль приемки партии алкоголя, однако не стоит забывать о своевременном списании остатков, даже если речь идет о разливном пиве;
3. В случае, если на предприятии не установлена система ЕГАИС ИП может понести штраф до 15 тыс. руб., ЮЛ до 200 тыс. руб.;
4. Подключить ЕГАИС можно как при помощи специалиста, так и самостоятельно. Однако предпочтительнее будет первый вариант. Обусловлено это в первую очередь наличием в специализированной организации службы поддержки.