Акт выполненных работ. Как правильно составить

О чем вы узнаете:

• Когда составляется акт выполненных работ и зачем он нужен
• Виды актов выполненных работ
• Требования к актам, указанные на законодательном уровне
• Правила составления акта выполненных работ
• Инструкция по заполнению акта выполненных работ
• Как составить мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ

Когда акт выполненных работ составляется и зачем он нужен?

Акт может подтверждать исполнение главных этапов сделки, которую заключают подрядчик и заказчик:

• оказание комплекса услуг или работ;
• проверка качества работ и их приемка;
• оплата услуг.

Также в документе должны быть указаны данные о недостатках выполненной работы, которые выявляет заказчик.

На практике бывает две ситуации, когда акт должен быть заполнен обязательно. Это делается при составлении двух договоров:

• договор, связанный со строительно-жилищной сферой (п.4 ст. 753 ГК). В данном случае заполняется форма КС-2, которую можно найти по ссылке >>
• договор подряда (п. 2 ст. 720 ГК). Здесь обязательно заполнение формы КС-3, которую можно скачать по ссылке >>

Все детали документа в таких случаях строго прописаны в законе. Подрядчика ставят в известность о существующих недостатках, и если план нарушается, работа не будет считаться выполненной.

Если сделка не касается этих двух случаев, то акт оформляется по усмотрению заказчика и подрядчика. Кроме того, они могут выбрать поэтапную сдачу работы, где документ оформляется после выполнения каждого этапа работ.

Виды актов выполненных работ

Типичный акт выполненных по договору оказания услуг

выглядит так:

Скачать образец акта выполненных работ в Word >>  

Скачать образец акта выполненных работ в Excel >>

Акт выполненных работ с физическим лицом

Возможно заключить в простой письменной форме или заверить у нотариуса. Подписывают те же люди, что заключали договор подряда. 

Скачать акт выполненных работ с физическим лицом в Word >>

Скачать акт выполненных работ с физическим лицом Excel >>

Акт выполненных работ для ИП

Не имеет каких-либо установленных норм или правил по содержанию документа, он составляется в общем порядке. Но стоит помнить о том, что ИП платит налоги, поэтому нужно обязательно учесть следующие моменты:

• полное название документа и дата его составления;
• данные о заказчике и подрядчике;
• информация о проведенных работах;
• срок исполнения услуг;
• стоимость;
• банковские реквизиты;
• подписи и печати заказчика и подрядчика.

Вот образец готового акта:

Скачать акт выполненных работ для ИП Word >>

Скачать акт выполненных работ для ИП Excel >>

Акт выполненных работ по ГПХ

Должен подтверждать, что подрядчик исполнил услуги, указанные в гражданско-правовом договоре. Выглядит он так:

Скачать акт выполненных работ по ГПХ в Word >>

Скачать акт выполненных работ по ГПХ Excel >>

Хранить все образцы можно в программе для автозаполнения первичных документов. Например, программа Бизнес.Ру позволяет не только загружать собственные документы и заполнять их в один клик, но имеет и собственные шаблоны: 

• счета на оплату;
• заказы покупателей;
• накладные;
• акты приемки;
• и более 50 других документов.

Требования к актам, указанные на законодательном уровне

Закон не регулирует содержание и структуру документа за исключением двух случаев, указанных выше, где необходимы формы КС-2 и КС-3. 

Налоговое законодательство учитывает данные, которые должен содержать акт. Типовой документ учитывает формат сдачи работы и прием заказчиком, также указываются промежуточные этапы между сдачей и приемкой. Подписываемый двумя сторонами акт выполненных работ будет считаться правовым основанием для:

• перехода права собственности;
• оплаты каждого промежуточного этапа, если это учтено договором, или всей сделки после выполнения работ;
• отражения всех денежных операций в налоговом учете.

Если вы верно оформили документ, он сможет подтвердить отсутствие претензий между заказчиком и подрядчиком, а если вдруг возникнут спорные ситуации, он понадобится в суде.

Правила составления акта выполненных работ

Законодательство РФ не содержит строгих правил по оформлению актов выполненных работ, но они все равно считаются первичными документами. Следовательно, содержание их должно учитывать нормы из ст. 9 Закона от 06.12.2011 №402-Ф3. В акте должны быть:

• название бланка;
• реквизиты обеих фирм (подрядчика и заказчика);
• реквизиты существующего договора подряда;
• все оказанные услуги или работы (детально);
• подтверждение о передаче результатов работ;
• дата и место, где выполнялись работы;
• недостатки или дефекты, которые были обнаружены в ходе приемки;
• стоимость услуг;
• подписи и печати сторон.

Должно быть всего два акта: для заказчика и для подрядчиков.  

Можно загрузить шаблон документа в программу для заполнения первичных документов. Например, так умеет Бизнес.Ру. В ней уже есть 50 шаблонов разных документов, и мои загрузить собственные. Узнать всё о Бизнес.Ру можно здесь  

Инструкция по заполнению акта выполненных работ

Составление документа состоит из нескольких этапов, обязательных к исполнению.

1. Составьте акт выполненных работ, впишите туда все реквизиты заказчика и подрядчика. Укажите номер документа и дату составления.
2. Зафиксируйте факт сдачи и приемки работ, укажите документ, на основании которого составлялся акт (договор подряда).
3. Пропишите все выполненные работы и услуги, детально указав сроки сдачи, стоимость, качество, возникшие недостатки и ошибки подрядчика. Последнее должно указываться максимально подробно, потому что эти сведения могут понадобиться в суде, если возникнет необходимость урегулировать спор.

Как составить мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ

Если подрядчик выполнил работы некачественно или не в полном объеме, то заказчик вправе отказать в приемке товаров/услуг. Данный факт должен иметь документальное подтверждение — он поможет заказчику в дальнейших разбирательствах в суде. 

Что должен содержать отказ от подписания, чтобы иметь юридическую силу: 

• название документа: «Мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ»;
• дату приемки работ/дату проведения осмотра; 
• ссылку на договор подряда. Обязательно указать все дополнения к соглашению (если они были) со всеми реквизитами; 
• причина отказа и точное описание недостатков. Обычно именно причины дефектов исполнитель оспаривает в суде; 
• ссылки и пункты договора и разделов спецификации, которые были нарушены;
• ссылки на нормативно-правовые акты (например, на ст. 720 ГК РФ), в соответствии с которыми заказчик отказывается от приемки;
• ФИО, должность, подпись сотрудников, принимавших работы; 
• печать (если имеется у организации).